Электронные или бумажные журналы: что выбрать в 2025 году и как не получить штраф

РУБРИКА: ОБЩИЕ

С переходом к цифровизации всё больше клиник задумываются: можно ли вести журналы в электронном виде?

Что говорит закон, и действительно ли можно отказаться от бумаги

Единого закона об электронном документообороте (ЭДО) в российском законодательстве нет. Однако ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами – федеральными законами, постановлениями правительства, приказами Минздрава и т.д. Они разъясняют общий порядок применения безбумажного делопроизводства для разных сфер деятельности.

Например, Приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 07.09.2020 № 947н регламентирует порядок организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов.

Какие журналы можно вести в электронном виде

Только те журналы, которые не запрещены действующим законодательством.
Например, ТК РФ исключает возможность электронного документооборота для акта о несчастном случае на производстве и документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда. Поэтому их подписание осуществляется только на бумажном носителе.

Журналы, которые технически невозможно вести в электронном виде

Например, “Журнал контроля работы стерилизаторов воздушного, парового (автоклава)" , в который нужно вклеивать индикаторы, подтверждающие эффективность работы оборудования.

Как внедрить электронные журналы правильно

Согласно пункту 4 Приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 07.09.2020 № 947н в случае принятия решения о ведении медицинской документации в электронной форме, необходимо:

Оформить локальные акты. Издайть приказ о переходе на электронное ведение журналов, с указанием конкретных форм. Определить перечень форм и видов электронных медицинских документов, включая утверждённые формы и иные документы, создаваемые в ходе оказания деятельности.
Установить перечень используемых информационных систем для формирования, хранения и предоставления доступа к электронным медицинским документам.
Определить порядок доступа медицинских работников и иных лиц к электронным медицинским документам.
Система учёта. Электронная система должна обеспечивать идентификацию исполнителя каждой записи и защищать данные от подделок и потерь. Установить порядок определения лиц, имеющих право подписывать электронные медицинские документы от имени медицинской организации, и порядок их подписания.
Распечатка по требованию. При проверке надзорными органами журналы должны быть распечатаны с указанием электронной подписи и логов действий. Определить порядок предоставления медицинской документации, необходимой для проведения контроля надзорным органам.
Оформить электронную подпись (ПЭП).
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Законодательство предусматривает и другие виды подписей: простая и неквалифицированная электронные подписи. Оба вида указанных подписей дают возможность установить лицо, подписавшее электронный документ. Это решение принимается самостоятельно руководителем клиники и оформляется внутренним нормативным актом.
Наличие реестра ПЭП. При необходимости, журнал сопровождается реестром подписей.

Преимущества электронных журналов:

Упрощение документооборота.
Минимизация риска потерь и ошибок.
Быстрый поиск и анализ записей.
Экономия на бумаге и хранении.

Когда лучше оставить бумажный вариант

Если вы не уверены в готовности персонала.
Если в журнал необходимо вклеивать бирки, индикаторы, стикеры.
Если в клинике нет устойчивой системы ЭДО.

Вывод: что выбрать?

Если вы хотите оптимизировать процесс, уменьшить нагрузку на сотрудников и быть в тренде цифровизации – электронные журналы отличное решение. Главное — грамотно их внедрить.
А чтобы избежать штрафов – не забудьте зафиксировать всё документально и быть готовыми распечатать журнал по первому требованию проверяющих.

Журналы ЭЦ “МедСтандарт” соответствуют всем требованиям законодательства и удобны в использовании.
Разработаны эскпертами а не типографией, посмотрите какие еще журналы нужно вести в организации по требованиям законодательства.

Выбирайте экспертные журналы – работайте уверенно ▼