8 самых частых ошибок при ведении журналов: как избежать штрафов и претензий от надзорных органов

РУБРИКА: ОБЩИЕ

Ведение обязательных журналов – важная часть работы любой организации, связанной с медициной, общественным питанием, производством или оказанием услуг. Эти журналы фиксируют информацию, необходимую для соблюдения санитарных, трудовых, пожарных и иных норм. Однако на практике многие компании сталкиваются со штрафами из-за банальных ошибок. Разберём, какие нарушения чаще всего встречаются и как их избежать.

Почему важно вести журналы правильно

Контролирующие органы – запрашивают журналы в числе первых документов при проверке. Их отсутствие или неправильное оформление трактуется как нарушение законодательства и влечёт за собой штрафы.

Правильно оформленный журнал – это не просто "бумажка для галочки". Это доказательство того, что организация соблюдает законодательные требования и заботится о безопасности сотрудников и клиентов.

Разберём главные ошибки и подскажем, как их избежать.

Ошибка 1. Журнал есть, но не соответствует требованиям законодательства

Многие организации скачивают журналы из интернета или покупают готовые шаблоны. В результате – форма журнала не соответствует требованиям законодательства, а значит, при проверке он считается отсутствующим.

Решение: 
Используйте журналы, которые соответствуют актуальным нормативным требованиям. Обращайтесь к экспертам, которые учитывают тип организации, вид деятельности и последние изменения в регламентирующих документах.

Ошибка 2. Использование неутверждённой формы журнала

Некоторые журналы, например, по соблюдению СанПиН или лицензионного законодательства, ведутся в произвольной форме, утверждённой внутри организации. Но есть журналы форма которых официально утверждена. И такие журналы нужно вести только по утвержденной форме без внесения изменений.   

Решение:
Изучите регламентирующие работу документы и используйте журналы, форма которых утверждена. 

Ошибка 3. Заполнение журналов "задним числом"

Проверяющие легко видят, что журнал заполнен не каждый день, а "задним числом". Это нарушение может расцениваться как фальсификация документов.

Решение:
Внедрите систему контроля, при которой заполнение журналов ведётся ежедневно, в конце смены или в момент проведения мероприятия (уборка, проверка температуры и т.д.).

Ошибка 4. Отсутствие подписей и фамилий ответственных лиц

В графах «Ответственный», «Исполнитель», «Подпись» нередко можно увидеть прочерки, сокращения или просто инициалы. Однако по требованиям законодательства эти графы должны быть заполнены разборчиво, с указанием полных ФИО и подписи сотрудника. Такие записи используются для идентификации ответственного лица в случае проверки или расследования.

Решение:
Вносите ФИО полностью и обязательно получайте живую подпись. Только так можно подтвердить факт выполнения действия.

Ошибка 5. Одно и то же ФИО на протяжении нескольких месяцев

Иногда в журнале встречается одна и та же фамилия в графе «Ответственный» на протяжении месяца и более (ежедневно, без выходных). Это создаёт ложное впечатление, что сотрудник работал без перерывов 24/7, что противоречит трудовому законодательству. Во время проверки Роспотребнадзор или Трудовая инспекция может заподозрить нарушение режима труда и отдыха. Это повод для штрафа и предписания устранить нарушения.

Решение:
Отражайте фактически работавших сотрудников по сменам, учитывайте выходные и больничные.

Ошибка 6. Неправильно определён перечень журналов

Организация ведёт слишком мало или, наоборот, слишком много журналов. Это приводит либо к штрафам, либо к ненужной бумажной нагрузке на сотрудников.

Решение:
Определите персональный перечень журналов в зависимости от вида услуг, площади, состава помещений и численности персонала. Например, маникюрный кабинет не обязан вести столько же журналов, сколько медицинский центр.

Ошибка 7. Ведение журналов только для "галочки"

Сотрудники не понимают смысла и важности журналов, просто ставят галочки или дублируют старые записи. В случае внеплановой проверки объяснить суть записей не смогут.

Решение:
Проведите обучение персонала. Каждый сотрудник должен знать, зачем нужен журнал, что фиксируется и почему это важно для безопасности пациента и самой организации.

Ошибка 8. Несоблюдение сроков хранения журналов

Некоторые организации выбрасывают журналы через месяц, не зная, что они должны храниться от 1 года до 5 лет, в зависимости от типа журнала и вида деятельности.

Решение:
Ознакомьтесь с требованиями к срокам хранения и организуйте системное архивирование (бумажное или электронное) с доступом при необходимости.


Важно!

Ошибки при ведении журналов – это не просто мелочи. Это прямой путь к штрафам, проверкам и приостановке деятельности. Не допускайте, чтобы формальность привела к проблемам. Лучше однажды настроить систему правильно – и спать спокойно.

Если вы хотите:

1. Получить готовый комплект журналов, соответствующих всем требованиям законодательства;
2. Разобраться, какие журналы нужны именно вам;
3. Настроить систему учёта без штрафов и лишней нагрузки.

Посмотрите список журналов на нашем сайте и воспользуйтесь готовыми или печатными формами журналов, которые разработаны в соответствии актуальными регламентирующими документами или обратитесь в Экспертный центр «МедСтандарт». 

Журналы ЭЦ “МедСтандарт” соответствуют всем требованиям законодательства и удобны в использовании.
Разработаны эскпертами а не типографией, посмотрите какие еще журналы нужно вести в организации по требованиям законодательства.

Выбирайте экспертные журналы – работайте уверенно ▼